この記事では、同窓会の返信はがきの書き方と欠席の際の近況報告をどう書いたら良いかについて解説します。
結論から言うと、同窓会を欠席する場合でも近況報告を書いた方が、気遣いのある返信はがきになりますよ。
返信はがきの書き方に失敗すれば、マナーのない人だと思われないか心配ですよね。
例え短い文章でも、一言添えるだけで受け取った側の印象は大きく変わるでしょう。
実際に『近況報告は何て書いたらいいの？』と悩まれる方も多くいると思います。
これから紹介する3つのポイントを押さえて書けば、相手への配慮が感じられる返信はがきになりますよ。
あなたが返信はがきを書くときの参考にしてもらえると幸いです。
同窓会の返信はがきの書き方と欠席時の近況報告を書くポイント
ここからは、返信はがきの近況報告の書き方と気を付けたいポイントについて紹介します。
一番に気を付けるべき点は、相手への気遣いが感じられる文章になっているかどうかです。
返信はがきを書く際の3つのポイントを押さえれば、だれでも簡単に相手を思いやる近況報告が書けるので参考にしてください。
近況報告は書いたほうが良いの？
- 相手を思いやる気持ちが伝わる
- 今後も良好な関係性が維持できる
同窓会の返信はがきに近況報告を書くことで、相手を思いやる気持ちが伝わり、今後の関係性が維持できるでしょう。
近況報告は、『本当は行きたいけど、どうしても参加できない』という気持ちを伝えるために書くものです。
同窓会に出席できなくても良好な関係を保ちたい時、相手を思いやって近況報告を書けば欠席する残念な気持ちが伝わりますよ。
また幹事の方からすれば、近況報告に記載があるのとないのとでは、受ける印象も大きく変わるでしょう。
一言でも簡単な近況報告があれば、相手を思いやる気持ちもきっと伝わりますよ。
今後も良好な関係性を続けていくためにも、近況報告を活用して温かみのある返信はがきを書いていきましょう。
近況報告を書く時のポイントは？
- 案内に対するお礼の気持ちを表す
- 欠席することや欠席の理由を書く
- 次回開催へ向けた気持ちを伝える
上記の3つのポイントを押さえれば、ビジネス・プライベートともに失礼のないメッセージが書けるでしょう。
最初に、案内をくれたことについて感謝の言葉を述べます。
欠席する理由は、「仕事」や「家庭の都合」など端的に書くのが良いでしょう。
最後は次回の開催へ向けた言葉を入れると、交友関係を保ったまま次につなげられますよ。
他にも、相手や会の雰囲気に合わせた言葉を選ぶと、より心のこもった温かみのある近況報告となるでしょう。
長々と近況報告を書く必要はなく、簡潔でありながらも感謝の気持ちが伝わるような文章が好印象です。
同窓会の返信はがきの書き方と欠席時の近況報告をシーン別に紹介
ここからは、シーン別の近況報告の例文を紹介していきます。
親しい友人にはカジュアルに、お世話になった目上の人には丁寧にと使い分けて書きましょう。
定型文よりもっと詳しく近況報告を書きたいという方は、参考にしてみてください。
仕事や家庭など理由別の書き方
仕事の場合
「この度はお声がけいただきありがとうございます。あいにく当日は仕事の調整がつかず欠席させていただきます。皆様のご盛会を心よりお祈りいたします。」
家庭の場合
「ご案内いただきありがとうございます。家庭の事情により出席が難しい状況です。今回は残念ですが次の機会にはぜひ参加したいと思います。」
その他の場合
「ご連絡いただきありがとうございます。残念ですが今回は都合により欠席させていただきます。またの機会を楽しみにしてます。」
仕事や家庭など、欠席する理由ごとに例文をご紹介します。
基本の3つのポイントは押さえつつ、状況に応じて理由を変えて書きましょう。
シンプルかつ基本を押さえた定型文となり、様々なところで使える例文です。
欠席の理由が仕事や家庭のこと以外の場合には、詳しく書きにくいことがあるかもしれません。
「都合により」とすれば、よりシンプルに理由を伝えられますね。
また「あいにく」、「残念ですが」という言葉を使えば、出席できずに残念に思っている気持ちも伝えられますよ。
親しい人や目上の人など関係別の書き方
目上の方へ
「このたびはご案内をいただきありがとうございます。今回は残念ながら欠席させていただきます。最近は仕事や家庭ともに充実した日々を過ごしております。またの機会にご挨拶できれば幸いです。」
親しい友人へ
「案内をくれてありがとう。今回は都合がつかず欠席します。最近は子育てで慌ただしい毎日ですが元気にやってます。次の機会に会えるのを楽しみしてます。」
次にご紹介するのは、返信先に応じて文章を変えるパターンです。
目上の方と親しい友人では書く文章が異なるので、使い分けると良いでしょう。
学生時代の同窓会では、幹事が先輩の場合も考えられるので、返信前に差出人をチェックする必要があります。
目上の方へ向けて書く際には、かしこまった丁寧な言葉を使うよう心がけるといいですよ。
親しい友人へ向けて書く際には、少し砕けた言葉を使うと、より親しみが感じられる文章になります。
相手に応じた言葉を選び、受け取った側が気持ちよく読める近況報告にしましょう。
その他オリジナリティのある書き方
「最近は○○（趣味）に励んでいます」
「仕事では○○を任され、忙しく過ごしています」
「現在は○○のため資格の勉強を続けています」
「子どもが○○に進学し、新生活を送っています」
「当時は○○でお世話になったことを思い出し、懐かしく感じています」
「卒業から○年経過しましたが、○○先生はお元気でしょうか」
最後に、シンプルな定型文だけでなく、近況を詳しく伝えたい時の例文をご紹介します。
オリジナリティのある近況報告を書きたい時は、エピソードを交えた近況報告を書くと良いでしょう。
例えば、最近熱中していることや仕事で頑張っていること、子供の成長について書くと近況を伝えやすいです。
また、当時を思い起こさせるような言葉を添えると、読む方はほっこりした気持ちになりますね。
その人ならではのエピソードがあると、『同窓会に関心を持ってくれている』と感じられる近況報告になるでしょう。
ただし、長くなりすぎないように注意してくださいね。
同窓会の返信はがきの書き方と欠席時の近況報告まとめ
- 返信はがきに近況報告を書くことで、相手を思いやる気持ちが伝わる
- 案内してくれたことに対して感謝を伝える
- 返信はがきには欠席することや理由を簡潔に伝える
- 次回の同窓会の開催へ向けた前向きな気持ちを伝える
- 返信相手が目上の人か友人かで文章を使い分ける
- エピソードを交えるとオリジナリティのある近況報告になる
同窓会を欠席する際の近況報告の書き方についてご紹介してきました。
欠席でも近況報告を書くことで、出席できない残念な気持ちや相手を思いやる気持ちが伝わるでしょう。
この記事が、あなたが返信はがきに近況報告を書く上での参考になれば幸いです。
